Stufi di lavorare da soli su un solo documento in ufficio? Sfruttando alcune funzionalità offerte dai principali software per ufficio (LibreOffice, Google Documenti e Microsoft Office) vedremo come creare documenti condivisi, ossia modificabili da più utenti contemporaneamente senza dover creare copie di file su ogni PC.
Condividere documenti su LibreOffice
Con la suite d'ufficio gratuita LibreOffice è possibile condividere esclusivamente i file creati con Calc, ossia il programma per creare fogli di calcolo. Attualmente gli altri programmi della suite non supportano la condivisione e la modifica dei documenti tra più utenti contemporaneamente.
Consigliamo per questo tipo d'approccio l'utilizzo di un NAS, di un PC dedicato o di un'unità di rete accessibile a tutti gli utenti che potranno modificare il file.
Prima di tutto apriamo Calc sul nostro PC e creiamo un nuovo foglio di calcolo, salvandolo in una posizione accessibile anche agli altri utenti (la cartella condivisa pubblicamente sul PC o un'unità di rete).
Nota: per la massima compatibilità salviamo il foglio di calcolo in formato ODS.
Una volta salvato il file nella posizione in comune con gli altri utenti, condividiamo il foglio di calcolo portandoci nel menu Strumenti -> Condividi foglio elettronico.
Si aprirà una finestra dove spuntare l'unica casella presente (Condividi questo foglio elettronico con altri utenti).
Il programma ci chiederà di salvare nuovamente il file, confermiamo su OK per rendere effettive le modifiche.
Ora il file è condiviso è può essere aperto da più utenti che usano LibreOffice sui PC della rete locale. Gli utenti che hanno effettuato l'accesso verranno segnalati nella finestra vista in precedenza.
Come funziona la gestione delle modifiche multiutente?
Purtroppo la gestione delle modifiche è alquanto lacunosa, risultando a tratti frustrante. Non vedremo mai le modifiche in tempo reale effettuate dai nostri "colleghi" ma dovremo salvare il documento in continuazione (CTRL+S) per mostrare di volta in volta tutte le aggiunte e le modifiche effettuate.
E se un utente scrive nella stessa cella che abbiamo già occupato noi? LibreOffice ci avviserà del conflitto delle modifiche, permettendoci di scegliere se mantenere le nostre modifiche o quelle dell'utente che ha "invaso" la nostra cella. Possiamo anche impostare una priorità sulla cella, così da istruire Calc ad accettare solo le nostre modifiche o quelle degli altri utenti.
L'unico modo per gestire tutto correttamente ed evitare conflitti o errori è:
- Scrivere uno alla volta sul documento (tanto vale non condividerlo!)
- Creare più fogli di calcolo nel documento e riservare un foglio ad ogni utente
Quest'ultimo scenario è l'unica soluzione fattibile per poter gestire senza problemi la multiutenza su Calc, evitando che gli utenti possano "pestarsi i piedi" sullo stesso foglio.
Le modifiche effettuate dagli altri utenti sulle celle vengono segnalate da Calc con un bordo rosso sulla cella modificata; passandoci sopra con il mouse otterremo una sorta di revisione della cella, con la data e l'ora della modifica.
Condividere documenti con Google
Anche Google offre la possibilità di creare documenti condivisi. Con Google Documenti è possibile creare file condivisi in formato .doc, .xls e .ppt senza alcun limite e gratuitamente.
Nota: la condivisione non funziona senza connessione ad Internet, richiesta anche se gli utenti sono in rete locale.
Apriamo il nostro browser e portiamoci nella pagina di Google Documenti, disponibile al seguente link.
Link | Google Documenti
Effettuiamo l'accesso con il nostro account Google per ritrovarci con un'interfaccia in pieno stile Material Design. Aprendo il menu laterale sinistro possiamo scegliere il tipo di file da gestire tra: Documenti, Fogli e Presentazioni.
Scegliamo quale tipo di file gestire ed utilizziamo l'icona in basso a destra a forma di + per creare un nuovo documento.
Ci ritroveremo davanti ad un documento vuoto. Per condividerlo basterà utilizzare il tasto Condividi presente in alto a destra.
Ci verrà chiesto di dare un nome al nuovo documento.
Una volta scelto il nome, il programma online ci permetterà di aggiungere l'indirizzo email o i nomi (se presenti nella rubrica Android) di tutti i futuri partecipanti alla stesura del documento.
L'icona di lato al campo di testo permette anche di impostare i permessi da assegnare allo specifico utente: possiamo permettere le modifiche, abilitare solo i commenti in chat o invitare l'utente in sola lettura.
L'utente invitato tramite email riceverà un messaggio nella propria casella di posta in cui verrà invitato a partecipare alla stesura del documento cliccando sul link offerto.
Il link d'invito è ottenibile anche da questa schermata, cliccando sul tasto Ottieni link condivisibile. Questo link possiamo condividerlo in chat o via SMS per consentire all'utente di accedere al documento.
Premendo sul tasto Avanzate otterremo una schermata di condivisione decisamente più ricca, dove poter gestire tutti i permessi, condividere i link sui social network più famosi ed effettuare alcune modifiche al file (come bloccare lo scaricamento, la copia e la stampa del file o proteggere il file dall'aggiunta non autorizzata).
Come funziona la gestione delle modifiche multiutente?
Una volta configurato l'accesso multiutente potremo vedere le modifiche degli altri utenti in tempo reale sullo schermo.
La gestione è davvero molto semplice: le ultime modifiche hanno sempre la priorità, ma visto che avviene tutto in tempo reale possiamo modificare o chattare con gli utenti fornendo direttive o riservando celle o porzioni del documento solo per alcuni utenti, per poi riunire tutto insieme. Possiamo anche agire tutti sulla stessa cella senza alcun problema.
Attualmente il miglior modo per creare documenti condivisi gratuitamente.
Condividere documenti con Microsoft Office
Microsoft Office offre la condivisione dei documenti sfruttando OneDrive o Office 365 SharePoint.
Aprendo un programma qualsiasi della suite d'ufficio a pagamento sarà possibile selezionare il pulsante Condividi visibile in alto a destra.
Si aprirà un menu a tendina dove ci verrà chiesto di salvare il documento in una posizione online.
Clicchiamo sul tasto Salva nel cloud. Nella successiva schermata scegliamo OneDrive come percorso di salvataggio.
Se non abbiamo ancora un account Microsoft, possiamo premere sulla voce Registrati per effettuare la registrazione; se abbiamo già un account basterà premere sul tasto Accedi ed inserire le credenziali Microsoft.
TIP: In alternativa possiamo salvare il documento online su Office 365 SharePoint, basta selezionare Aggiungi una posizione al momento del salvataggio in cloud.
Una volta scelto il percorso online in cui salvare il file, nel documento avremo la seguente finestra aprendo il menu Condividi.
Utilizziamo il campo Invita persone per inserire gli indirizzi email o i contatti dei collaboratori. Possiamo anche decidere il livello dei permessi per ogni utente utilizzando l'apposito menu a tendina.
Come funziona la gestione delle modifiche multiutente?
Possiamo scegliere in anticipo come si comporterà la suite per le modifiche relative al documento condiviso. Nella finestra Condividi possiamo sia ottenere le modifiche in tempo reale sia ottenere le modifiche solo al salvataggio del documento, così da poter scegliere la soluzione migliore per ogni scenario. Possiamo anche lasciare il software sulla voce Chiedi, così che Office chieda di volta in volta come comportarsi con la condivisione delle modifiche.
