Smart working, guida pratica contro coronavirus (come fare in 5 passi, video)

L'emergenza sanitaria COVID-19 (coronavirus) ha colto tutti impreparati. Ed ecco che molte aziende e professionisti si sono lanciati alla ricerca di informazioni sullo "smart working", ovvero la modalità che consente di lavorare da casa, senza doversi recare fisicamente in sede. Ebbene: contrariamente a molti "guru" dell'ultim'ora, io lavoro in "smart working" da oltre 2 anni: ho quindi maturato una buona esperienza in materia, che ho sintetizzato in questa guida pratica allo smart working: vedremo dunque come organizzare le attività, quali siano i migliori programmi e tool e, in generale, come attivare lo smart working nel più breve tempo possibile

Smart working: cosa significa, come funziona

Sebbene siano spesso usati in modo intercambiabile, "telelavoro" (o remote working) e "smart working" hanno accezioni diverse. Per gli scopi pratici di questa guida, parleremo di "smart working" come una modalità che consente ai lavoratori di svolgere le proprie mansioni quotidiane senza bisogno di recarsi fisicamente nella sede aziendale. Sebbene sia possibile effettuare smart working da una posizione qualsiasi, compresi spazi condivisi (co-working), la modalità più interessante è sicuramente quella che prevede di lavorare da casa propria, minimizzando l'esposizione al contagio da coronavirus.

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Va da sé che non tutti i lavori sono possibili da remoto. Chi svolge una professione principalmente "fisica", come operai, magazzinieri, spedizionieri, agricoltori, camionisti, bottegai, idraulici, parrucchieri, commessi, camerieri, cuochi e via dicendo, non può materialmente operare da casa.

Chi però lavora principalmente con il computer o al telefono, può tranquillamente fare smart working: si tratta solo di organizzare le cose e disporre degli strumenti giusti.

La mia esperienza di smart working

Nei momenti di grande attenzione mediatica per un determinato tema, spuntano come funghi una moltitudine di "esperti" che propongono fiumi di parole senza però avere alcuna esperienza diretta sul tema. Nel mio caso, non è così: per i primi 5 anni della mia vita lavorativa ho operato unicamente da remoto come libero professionista. Oggi sono impiegato full-time presso un'azienda del nord-est, ma lavoro in smart working 4 giorni alla settimana da oltre 2 anni. Ho quindi potuto verificare con mano cosa funziona e cosa no.

Certo, la mia esperienza diretta è legata all'ambito tecnologico (sono un programmatore/sistemista (DevOps)), ma credo sia facilmente replicabile a molti ambiti del settore terziario.

Smart working: obbiettivi e risultati

I datori di lavoro sono restii ad attivare lo smart working principalmente per un motivo: temono che i collaboratori, fuori dall'ufficio e "senza controllo", non lavorino. E come dar loro torto? Se le cose non vengono organizzate per bene, alcune persone potrebbero veramente approfittarsene e trascorrere la giornata fra Instagram, Facebook e WhatsApp.

Per evitare questo problema, raccomando a tutti i gruppi di lavoro di fissare in anticipo gli obbiettivi quotidiani. Non è necessario che questi traguardi vengano fissati "dal capo". Tutt'altro! Il singolo lavoratore può essere lasciato libero di scegliere i propri, ma è di importanza cruciale che quanto stabilito sia comunicato verbalmente a tutti i colleghi e, sinteticamente, per iscritto al proprio diretto superiore

È poi altrettanto importante che, ogni giorno, il lavoratore confermi che l'obbiettivo del giorno precedente è stato raggiunto. Se non è stato raggiunto, dovrà spiegare il motivo.

Io, ad esempio, lavoro come programmatore. Definisco quindi ogni giorno una o più di funzionalità che implementerò nel corso della giornata o, per le lavorazioni più lunghe, una percentuale di avanzamento sul totale che raggiungerò nelle prossime 8 ore. Alla mattina, comunico in video-conferenza il traguardo scelto per la giornata ai colleghi e al mio superiore. Informo poi tutti circa il raggiungimento o meno dell'obbiettivo fissato il giorno prima. Gli altri partecipanti, a turno, fanno lo stesso (superiore incluso).

Lo strumento scelto dalla mia azienda è Jira, ma, personalmente, preferisco e raccomando Trello: si tratta di un tool, graficamente accattivante e facile da usare, all'interno del quale inserire le singole attività sottoforma di "card". Ogni card è caratterizzata da un breve titolo, la descrizione completa di quello che bisogna fare e uno spazio per allegare immagini esplicative o file aggiuntivi. Sotto ogni card c'è poi un'area dedicata ai commenti, utilissima per discutere la specifica lavorazione o richiedere chiarimenti. Nel flusso di lavoro che uso e raccomando:

1. le attività che sono in fase di definizione, ma non ancora approvate e pronte per la lavorazione, vengono create nel gruppo Backlog
2. non appena pronte, devono essere spostate nel gruppo Da fare e, contestualmente, vengono assegnate alla persona che dovrà lavorare quell'attività
3. ogni lavoratore prende una delle card a lui assegnate, imposta una data di completamento, e la sposta nel gruppo In lavorazione
4. non appena l'attività descritta nella card è stata svolta, essa viene spostata nel gruppo Fatto e il ciclo ricomincia

È possibile creare spazi separati e dedicati ai vari gruppi di lavoro, effettuare ricerche ed evidenziare alcune attività con etichette colorate personalizzabili: raccomando di usare quella di colore rosso, in accoppiata alla dicitura Critico, per marcare tutte quelle attività che dovrebbero essere svolte al più presto perché stanno creando un problema grave o bloccano il lavoro di qualcun altro.

Avere una focalizzazione chiara e il dovere di dichiarare i propri risultati è di grande aiuto per tutti. I lavoratori avvertono una "pressione positiva" a completare quanto comunicato, sapendo che, in caso non dovessero rimanere focalizzati sull'attività in corso, il giorno dopo dovranno giustificare il proprio fallimento davanti a tutti. O, al contrario, essere orgogliosi di annunciare il raggiungimento dell'obbiettivo e, magari, ricordarlo al momento di richiedere un aumento. Il superiore, dal canto proprio, avrà sempre un quadro chiaro dell'operato della squadra e, a sua volta, non potrà comunque distrarsi sapendo bene che dovrà poi giustificarsi davanti ai propri sottoposti e/o al proprio capo.

Smart working: rimanere concentrati (e lavorare davvero)

Lo smart working è possibile solo se i lavoratori si impegnano seriamente a rimanere concentrati. La pressione di avere un obbiettivo da raggiungere ogni giorno è di importanza critica, ma è indubbio che serva qualcosa di più.

Innanzitutto, è indispensabile spiegare alle altre persone che abitano con noi che siamo fisicamente a casa perché stiamo lavorando in smart working, ma dobbiamo svolgere le nostre mansioni esattamente come ogni altro giorno in cui usciamo alla mattina. Raccomando di mostrare anticipatamente a tutti (anche ai bimbi!) la modalità "ad obbiettivi" trattata poco fa e chiarire che, se verremo disturbati, non riusciremo a raggiungerli e "verremo licenziati" (sì, esagerate un po'!). Essendo papà di due in età scolare, anch'essi a casa da scuola per via delle direttive ministeriali, posso testimoniare che sono perfettamente in grado di capire e rispettare la richiesta, se la situazione viene loro spiegata con parole chiare e semplici

L'ideale è posizionarsi in una stanza da soli e chiudere la porta durante l'orario di lavoro. In caso ciò non sia possibile, indossare le cuffie e riprodurre buona musica. Questo non significa tagliare fuori completamente moglie e figli, ma spiegare che, prima delle 18:00, siamo disponibili solamente in caso di reale necessità e che dovranno sempre bussare e attendere una risposta prima di entrare. Ad ogni modo: personalmente approfitto sempre delle "pause bagno" e del caffè delle 11:00 per scambiare due parole.

Ma diciamolo chiaramente: in verità, gli altri inquilini sono il problema minore. Le distrazioni provenienti da Internet, per chi lavori al PC senza nessuno controllo, sono infatti ben peggiori: dalle notifiche sul telefonino ai social network, passando per YouTube e le app di messaggistica c'è davvero il rischio di arrivare a sera senza aver concretizzato nulla. La mia raccomandazione spassionata è di non contare sulla propria "buona volontà", ma mettere in campo una serie di misure preventive.

Innanzitutto, mantenete spento ogni dispositivo non sia strettamente "di lavoro". Io, ad esempio, opero da un PC fornitomi dall'azienda, ma ho anche svariati computer personali qui a casa. Per evitare qualsiasi distrazione, sposto i portatili in un'altra camera immediatamente prima di accendere quello aziendale, e scollego fisicamente il fisso dalla corrente. Per quanto riguarda lo smartphone, valutate di disattivare sia il Wi-Fi, sia la rete dati mobili: in questo modo, potrete continuare a ricevere chiamate ed SMS ma bloccherete la maggior parte delle distrazioni provenienti da Internet, comprese le notifiche dai social e le "whatsappate" degli amici. Durante la pausa caffé potrete riattivare temporaneamente la connessione per rispondere e dare un'occhiata alle novità.

Tutto questo è però inutile se poi aprite Facebook ed altri siti personali sul PC di lavoro. Ci sono strumenti per bloccarli, ma la mia personalissima raccomandazione è di adottare come regola personale quella di mantenere separate le risorse personali da quelle lavorative: non fate login a Facebook e simili dal PC di lavoro, non accedete a Trello da quello personale. Eviterete così di perdere tempo, lavorare oltre l'orario previsto o porre a rischio dati lavorativi copiandoli sui dispositivi personali, tanto quanto di compromettere gli strumenti di lavoro con malware assortiti entrati tramite file personali.

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Smart working: attrezzatura

Per svolgere lo smart working in modo efficace è indispensabile un corredo tecnico minimo:

1. PC aziendale
2. connessione ad Internet di buona qualità
3. cuffie, microfono e webcam
4. telefono

Innanzitutto, è necessario che ogni lavoratore sia dotato di un PC aziendale. Di più: è di importanza critica che il singolo possa portare a casa lo stesso, medesimo computer che usa in ufficio. Questo fa sì che siano immediatamente disponibili e configurati tutti i programmi necessari allo svolgimento delle singole mansioni, nonché le personalizzazioni e le preferenze già impostate. Si risparmia così un sacco di tempo, e le persone sono operative dal primo giorno di smart working.

Un notebook è chiaramente la soluzione più pratica, ma stra-raccomando alle aziende di non formalizzarsi e invitare i lavoratori a portare a casa i PC fissi, se questi usano abitualmente. Nella maggior parte dei casi basterà l'unità di elaborazione ("la torre", "il cassone"): potranno poi collegare mouse, tastiera e monitor personali che, nella maggior parte dei casi, già avranno a disposizione a casa. Questo riduce la quantità di attrezzatura da trasportare. I lavoratori dovrebbero sempre firmare una ricevuta per questa attrezzatura, ma è altrettanto importante che l'azienda conceda una manleva contro furto e/o danneggiamento accidentale. Veniamoci incontro vicendevolmente, no?

Poiché questi PC contengono dati sensibili di clienti, fornitori e/o partner, è indispensabile che sia impostata una password e che il disco sia crittografato. Il responsabile IT deve gestire e verificare preventivamente questo aspetto.

Raccomando alle aziende di fornire direttamente il PC ed evitare come la peste l'invito ad usare quelli personali dei lavoratori. A parte il fatto che non sono configurati allo scopo (e che per configurarli sarebbe necessario molto tempo ed una buona dose di acume tecnico), l'uso del PC personale per attività aziendali impedirebbe ai lavoratori la netta suddivisione fra "PC di casa" e "PC del lavoro" della quale parlavo ai paragrafi precedenti, con ripercussioni potenzialmente molto gravi sulla produttività. Inoltre, molti PC domestici sono impestati da malware assortito, che potrebbe consentire il furto di dati aziendali o il blocco delle attività.

Per la corretta riuscita dello smart working è, inoltre, di importanza critica la disponibilità di un buon collegamento ad Internet. Generalmente, i lavoratori dovrebbero usare la linea a banda larga della quale già dispongono a casa: certo, non viene pagata dall'azienda, ma si tratta pur sempre di un costo fisso che, in situazioni di lavoro "normale, fuori casa", rimarrebbe inutilizzato. In caso, però, il lavoratore non disponesse di una connessione propria, l'azienda dovrebbe fornire un "router" su rete mobile 4G e la relativa scheda SIM. Consiglio alle aziende di fornire un dispositivo 4G anche a tutti coloro che non disponessero di una connessione veloce e/o affidabile: il risparmio in termini di mancata produttività, benessere per il dipendente e maggiore focalizzazione si ripagherà nel girò di pochi giorni, credetemi.

Come argomenteremo successivamente, servono strumenti che rendano efficace la comunicazione. Personalmente, uso con soddisfazione il microfono, le casse audio e la webcam integrati nel PC portatile. Questa scelta mi permette di essere velocissimo a rispondere e chiamare, senza la scocciatura di afferrare, indossare e poi togliere le cuffie ogni volta. D'altro canto, l'uso di una cuffia con microfono garantisce una qualità nettamente superiore, ed è un obbligo per chi non si trovi in una stanza da solo. Credo che il singolo dovrebbe essere lasciato libero di scegliere quale soluzione impiegare, a patto che le parole rimangano chiaramente comprensibili ad entrambi i capi delle chiamate.

Nonostante lo smart working si basi su Internet, la presenza di un telefono presso ogni lavoratore rimane obbligatoria. Si tratta dello strumento principe per la forza vendita, ma ho toccato con mano quanto importante sia anche per tutti gli altri: una telefonata chiarisce rapidamente le cose quando Internet è temporaneamente inaccessibile o, per mille motivi, la comunicazione da PC non può avvenire. Inoltre, la telefonata ha intrinsecamente una priorità più alta rispetto agli altri mezzi: io, ad esempio, preferisco ancora chiamare al telefono il mio interlocutore quando ho reali urgenze che devono essere gestite immediatamente.

Qui però ci si chiede: chi deve fornire il telefono e la SIM? Di regola dovrebbe essere l'azienda, se non altro nella solita ottica di mantenere separata l'area personale da quella lavorativa. Io ho però accettato di buon grado di usare il mio numero personale, con la complicazione che questo mi costringe a comunicare ai clienti dell'azienda il mio numero privato, con la conseguenza di ricevere messaggi diretti anche il weekend e fuori dall'orario di lavoro. Per me è "OK", ma non tutti sono disponibili a fare lo stesso ed è comprensibile. In tal caso, l'onere di fornire quantomeno la SIM torna al datore di lavoro. In ogni caso, deve essere gestito: semplicemente, non è pensabile fare smart working senza la disponibilità di un contatto telefonico.

Smart working: Comunicazione

Pochissime professioni consentono di lavorare senza il contributo di altre persone. La maggior parte di noi deve infatti confrontarsi con i colleghi, attendere materiale proveniente da altre aree funzionali all'interno dell'azienda o, per i manager, discutere e assegnare le attività individuali. Tutto questo è molto facile quando è sufficiente importunare fisicamente una persona che si trova due scrivanie più in là ma, quando si lavora da remoto, è una delle criticità principali. Iniziamo dicendo che il problema della comunicazione, quando si lavora in smart working, esiste e deve essere affrontato seriamente. Ciò chiarito, non è nulla di insormontabile.

Se il gruppo di lavoro è inferiore alle 4-5 persone e lo smart working sarà di durata limitata nel tempo, una soluzione rapida per gestire le comunicazione è la creazione di un gruppo su Telegram. Come il rivale WhatsApp, anche Telegram ha dalla sua tutta la facilità d'uso di un app mobile pensata per il grande pubblico. Inoltre, sono in pochi coloro che già non sappiano usare WhatsApp, e il funzionamento di Telegram è pressoché identico. Contrariamente a WhatsApp, però, Telegram è disponibile anche da PC Windows, Mac e Linux senza bisogno di mantenere attivo il collegamento con lo smartphone. Questa caratteristica, da sola, lo rende la scelta migliore come strumento semplice ma efficace di comunicazione lavorativa.

Per gruppi più grandi o se lo smart working verrà impiegato in forma stabile sul lungo periodo, serve invece qualcosa di più mirato. In azienda stiamo usando Slack da oltre un anno e, personalmente, lo trovo veramente ottimo. È una sorta di "chat" suddivisa in canali personalizzati, ognuno dedicato ad un tema. I lavoratori seguono solo i canali relativi alle specifiche aree di competenza, e la schermata principale riassume i messaggi non-letti. È poi possibile richiamare l'attenzione di persone specifiche citandole per nome, messaggiare uno in particolare o creare sotto-gruppi, inviare file, avviare videochiamate e mostrare il proprio schermo all'interlocutore. Slack è disponibile per Windows, Mac e Linux (su quest'ultimo è dotata di meno funzionalità, ma rimane comunque utilizzabile) nonché per Android e iOS.

Slack è però pensato per la comunicazione interna all'azienda. Per coordinarsi con i clienti e i fornitori esterni, io uso Skype: è installato e attivo di default su tutti i PC Windows 10, ma ho notato che anche chi usa Mac per lavoro tende ad averlo già configurato. La caratteristica che ha reso famoso Skype sono naturalmente le videochiamate, ma consente anche di inviare messaggi e file, nonché di mostrare il proprio schermo a tutti gli interlocutori contemporaneamente.

Indipendentemente dallo strumento, la maggior parte della comunicazione da e verso chi fa smart working è testuale: è dunque importante che siano scritti in modo efficace. In particolare tutti devono evitare di inviare raffiche di messaggi contenenti 5 parole ognuna, che distolgono l'attenzione del destinatario dall'attività in corso per poi costringerlo a rimanere in attesa della "prossima puntata". Questo non vuol dire essere prolissi, ma sforzarsi e inviare messaggi singoli, capaci di esprimere un pensiero di senso compiuto in modo autonomo.

Va da sé che qualsiasi tipo di "messaggio vocale" deve essere vietato. Possono essere divertenti fra amici (??), ma in un contesto di smart working fanno perdere tempo inutilmente.

Ho invece personalmente verificato che, molto spesso, una chiacchierata è di gran lunga più efficace di molti messaggi. Allo scopo, microfono e cuffie/altoparlanti sono la dotazione minima, ma non sufficiente. L'uso della webcam è altrettanto importante, poiché ripristina la comunicazione non-verbale: espressioni del viso, movimento degli occhi, gesti con le mani e via dicendo sono parte integrante del modo con cui scambiamo idee con gli altri! Senza webcam, questa componente assolutamente cruciale viene a mancare. Attivate sempre la webcam durante le chiamate, e chiedete ai colleghi di fare lo stesso.

Rimanendo in ambito di videochiamate: un abitudine che vedo spesso fra i colleghi che non lavorino quotidianamente in smart working è la tendenza ad inviare un messaggio del tipo Sei libero? Posso chiamarti? (spesso comunicato in due messaggi distinti, in chiara violazione a quanto dicevamo sopra). Non fatelo! È inutile e fa perdere tempo a tutti. Se avete bisogno di qualcuno, imparate a chiamarlo direttamente, senza "chiedere il permesso". Se l'interlocutore non è disponibile... non risponderà! Allo stesso modo, ricordate di non chiamare più volte un collega che non risponde: significa che è impegnato. Sarà responsabilità del chiamato ricontattare tutte le persone che lo avevano cercato non appena gli sarà possibile: ciò dovrebbe essere fatto in modo sistematico, ogni volta e per qualsiasi chiamata persa.

Smart working: accesso alle risorse

L'altra criticità da affrontare quando si lavora fuori sede è l'accesso ai file. Allo scopo, valutiamo di caricare il materiale su uno spazio condiviso come OneDrive, Google Drive, o Dropbox, per poi condividerlo selettivamente con i collaboratori che ne necessitino.

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Io li ho provati tutti e ritengo siano grossomodo equivalenti, e tutti estremamente comodi poiché permettono di modificare i documenti "Office" direttamente all'interno del browser web.

Molte imprese impiegano però anche gestionali installati su server accessibili solo dall'interno della rete aziendale. In questo caso, la soluzione probabilmente migliore è di lasciare un PC configurato in azienda, al quale i lavoratori si collegheranno tramite una soluzione di controllo remoto: da lì, sarà come essere seduti fisicamente davanti allo schermo di quel sistema. Desktop remoto è il mio strumento preferito per far fronte alla necessità, ma non tutti dispongono delle capacità tecniche per configurare l'accesso tramite Internet. Al grande pubblico non-specializzato consiglio quindi TeamViewer: il prezzo della licenza è salato, ma poi funziona davvero molto bene ed è facilissimo da usare:

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Cito rapidamente anche la tecnologia VPN, utilizzata qui come tunnel sicuro per raggiungere la rete aziendale. Personalmente, la consiglio solo alle "enterprise" con centinaia di lavoratori. Per la PMI, invece, costituisce una complessità tecnica in più della quale, oggi, si può generalmente fare a meno preferendo le alternative più agili trattate in questo articolo.

Conclusioni

La guida allo smart working si conclude qui. Da operatore del settore con diversi anni di esperienza di telelavoro posso rassicurare gli imprenditori: ho sperimentato in prima persona che si tratta di una modalità alternativa assolutamente paragonabile alla presenza fisica in ufficio e che, nel mio caso, ha portato a un aumento di produttività assolutamente tangibile. D'altro canto, è necessario che i lavoratori facciano la loro parte, dimostrando professionalità e lo stesso impegno profuso quando si trovano in ufficio.

L'utilizzo dell'attrezzatura giusta è però imprescindibile: ribadisco di nuovo l'importanza di usare un PC aziendale, separato da quello personale, dotare tutti di microfono, cuffie/altoparlanti, webcam e compiere uno sforzo addizionale per assicurare la buona disponibilità di una buona connessione ad Internet. In abbinata ai vari software e servizi citati e al rispetto delle poche regole citate, il risultato netto complessivo può sicuramente essere molto positivo.