Quando cancellate una mail dall’archivio di posta e la eliminate dal cestino Microsoft Outlook dovrebbe, quando è attivo e voi non utilizzate il computer, compattare automaticamente l’archivio di posta, Pst o Ost, per ridurne le dimensioni. Evidentemente alcune persone non lasciano mai libero il computer per compiere questa operazione perché le ritrovo sempre con degli archivi di posta molto grandi.

Per eseguire manualmente l’operazione di compattazione degli archivi di posta io consiglierei di avviarla tramite le Impostazioni di posta che trovate nel Pannello di controllo, dopo aver chiuso Microsoft Outlook, la si potrebbe fare anche con il programma attivo ma è piuttosto impegnativa, e in caso di archivio di posta molto grande potrebbe impiegarci molto tempo, quindi non mi piacerebbe ricevere delle mail mentre è impegnato a ricompattare il file di posta.

Apriamo allora le Impostazioni di posta e scegliamo File di dati.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

L’operazione non dovrebbe comportare problemi al file di posta ma per sicurezza, se volete, potete crearvi un backup dei file prima di procedere, scegliete Apri cartella e copiate tutto quello che volete proteggere.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

Selezionate quindi il file e cliccate su Compatta.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

A seconda delle dimensioni del file, di quanto è frammentato al suo interno, l’operazione può richiedere molto tempo e rallentare parecchio il pc.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

Alcuni file di esempio prima della compattazione.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

E subito dopo la compattazione. In questi casi l’operazione ha richiesto pochi minuti per archivio.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni

Questo file Pst invece subisce una continua cancellazione di mail, dopo che sono state lavorate, al momento conteneva circa trecento messaggi e vedete che le dimensioni dell’archivio erano decisamente considerevoli per un numero di mail così basso.

Dopo due ore di compattazione era diminuito di oltre un gigabyte, a fine giornata lavorativa era sceso di altri tre gigabyte e non aveva ancora finito.

In caso di archivi di posta così problematici conviene crearne uno nuovo, farlo diventare predefinito (se necessario) e spostarci dentro le mail che vi servono, piuttosto che perdere un sacco di tempo per la compattazione.

Come compattare archivi posta Microsoft Outlook ridurne dimensioni