Configurare e gestire la posta con outlook 2013

Vediamo insieme come configurare un account di posta elettronica con Microsoft Outlook 2013 per ricevere i messaggi di posta direttamente nel nostro computer.

Prima configurazione account

Alla prima apertura di Outlook vi domanderà di configurare un account di posta elettronica, rispondiamo Sì e proseguiamo.

Inserite il vostro nome, l’indirizzo e la password, poi se cliccate su Avanti cercherà di configurarsi da solo i server e tutte le impostazioni che gli servono.

Dato che impiega, in genere, parecchio tempo a provarci e, almeno a me, il più delle volte non riesce a configurarsi da solo, nella schermata precedente preferisco inserire manualmente tutte le impostazioni che mi servono.

Seleziono POP o IMAP e proseguo, quella Exchange è utilizzata, più che altro, a livello aziendale.

Inserisco tutti i dati richiesti, nel tipo di account devo scegliere tra POP3 o IMAP.

La scelta di un protocollo invece dell’altro dipende dalle vostre esigenze, con IMAP mantenete i messaggi sul server e possono essere accessibili da più persone contemporaneamente, o anche da più dispositivi mobili, con il POP3, potete scegliere di scaricare i messaggi in un computer liberando lo spazio sul server.

Trovate alcune caratteristiche dei due protocolli in queste pagine: IMAP e POP3.

Per i nomi dei server di posta e le principali porte utilizzate dagli stessi provider, potete consultare questo articolo.

Si possono provare le impostazioni dell’account per verificare di aver inserito i dati esatti.

Se la prova dovesse fallire, controllate nelle Altre impostazioni il Server della posta in uscita che potrebbe richiedere l’autenticazione e in particolare le porte usate dai server POP3, o IMAP, e SMTP oltre all’eventuale connessione crittografata.

Anche con la scelta del POP3 potete lasciare i messaggi di posta sul server, per poterli scaricare su più computer, e decidere di rimuoverli dopo un numero di giorni a vostra scelta, oppure togliete del tutto il flag e fate scaricare tutta la posta in locale su un unico computer.

Se abbiamo impostato tutti i valori giusti a questo punto inizierà a scaricare la posta.

Impostazioni account

Dovendo invece rivedere qualche configurazione, aggiungere un archivio di posta o un secondo account, bisogna andare su File – Informazioni – Impostazioni Account.

Da questa prima schermata potete gestire l’account esistente (Correggi) e cambiare le varie impostazioni, come abbiamo già visto fare in precedenza, o crearne uno nuovo.

Nel File di dati possiamo creare dei nuovi archivi Pst, come posizione predefinita la posta si trova nella cartella Documenti, e, eventualmente, spostarli dove vogliamo.

Anche se la dimensione limite del file Pst è stata portata, dalla versione 2010, a 50 Gigabyte, contro i 20 Gigabyte di Outlook 2007, preferisco avere archivi più piccoli e snelli. Se utilizzate un Pst molto grande, nel momento in cui vi trovate costretti a riparare un archivio Pst o a trasferire la posta dopo una formattazione, perdendo delle ore per fare questa operazione, potreste rimpiangere di non avere creato più archivi piccoli in precedenza.

Apri ed esporta

Se volete crearvi una copia dei vostri dati, per backup di sicurezza o se dovete formattare, potete copiarvi, quando Outlook è chiuso, i file Pst, oppure usare le funzioni di esportazione, e poi importazione, dei messaggi e dei contatti di posta.

Esportate, o importate, i vostri file Pst. A seguito di alcuni problemi avuti nel processo Esportazione/Importazione dei contatti, in genere creo un file Csv, per sicurezza, degli stessi per poterli poi reimportare quando ne ho bisogno.

Potete esportare delle singole cartelle di posta, o reimportare i messaggi in una determinata cartella.

Per maggiori dettagli sulla posizione degli archivi di posta, se dovete copiarli da un computer ad un altro o se dovete reinstallare il sistema operativo, potete fare riferimento a questo articolo.

Regole

Anche le regole le potete esportare per evitare di perderle e doverle ricreare se dovete reinstallare il sistema operativo.